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¿Qué se debe tener en cuenta al adquirir un software?
Hay varios puntos a considerar en un análisis de adquisición de software sobretodo si la compañía no tiene un proceso formal de selección de software, como es el caso de miPYMEs, las cuales son muy vulnerables debido a la falta interna de un experto en TI y de la fata de ética de proveedores sobretodo de softwares chicos y de softwares freemium que tienen como gancho un costo muy bajo cuando esa no es la realidad. Hay que decirlo claro, un software de este tipo (ERP, CRM, etc.) tiene muchos costos asociados y en este artículo nos enfocaremos a esos costos.
Un efecto que sucede al no tener guía es que la compañía tiene que pagar lo que se necesite, cayendo en los tradicionales costos ocultos. y, lo peor, es que el sistema, por bueno que pudo parecer al principio, cae en desuso.
Todas las compañías deben conocer esta información la cual le ahorrará dolores de cabeza y de bolsillo. Lo barato, en este caso, puede llegar a salir muy caro.
La implementación de un sistema (ya sea ERP, CRM, SRM, BI, Web page, ECommerce Sistema Contable, Financiero, HRMIS, de Marketing, etc.) conlleva diversos costos que pueden clasificarse en varias categorías.
De primera mano, y por sencillez, se agrupan en:
- Licencias e Infraestructura
- Impementación
- Capacitación
- Soporte.
Pero veamos todos los costos asociados a más detalle.
Costos asociados a la adquisición de un sistema
- Licencia del Software: Este es uno de los costos más significativos. Las licencias pueden ser adquiridas de forma perpetua o mediante suscripción por algún periodo de tiempo, por ejemplo anual o mensual. Los precios varían según el proveedor y las funcionalidades o módulos, así como el número de usuarios que accederán al sistema.
- Implementación: Este costo incluye la planificación, configuración y personalización del sistema para adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa. Puede requerir la contratación de consultores o implementadores externos y puede variar considerablemente dependiendo de la complejidad del proyecto en cuanto a alcance, número de procesos, complejidad de los procesos, número de empleados, etc. Algo importante es mencionar que si se opta por un implementador externo ver que se enfoque en los procesos y que tenga, por ejemplo, Project Manager, Desarolladores, Documentadores, etc..
- Capacitación: Es fundamental capacitar a los empleados para que puedan utilizar el nuevo sistema de manera efectiva. Esto puede incluir cursos, talleres y materiales de formación, lo que representa un costo adicional. De la misma manera, si se opta por un implementaror externo verificar si tiene entrenadores de su software.
- Infraestructura Tecnológica: Dependiendo del tipo de sistema (on-premise o en la nube), puede ser necesario invertir en hardware, servidores y otros equipos tecnológicos. En el caso de soluciones en la nube, los costos de suscripción y almacenamiento también deben considerarse y verificar si ya están considerados en la licencia.
- Mantenimiento y Soporte: Una vez implementado, el sistema requerirá mantenimiento continuo y soporte técnico. Esto puede incluir actualizaciones de software, resolución de problemas y asistencia técnica, lo que puede generar costos recurrentes. Algunos fabricantes de software incluyen mantenimiento y soporte al cliente, ya sea por el mismo fabfricante o a través de un consultor de su solución.
- Integración con Otros Sistemas: Si la empresa ya utiliza otros sistemas, puede ser necesario integrar el sistema con estas plataformas, lo que puede implicar costos adicionales en desarrollo y personalización. Un punto muy importante es saber reconocer si el sistema que se está comprando absorve lo que hacen otros sistemas internos de tal forma que se pueda hacer un plan de sustitución lo cual es un beneficio adicional. Otro es el costo de enlazar estos sistemas y el alcance de esa integración.
- Costos de Oportunidad: Durante la implementación, puede haber una interrupción en las operaciones normales de la empresa, lo que puede traducirse en pérdidas temporales de productividad y, por ende, en costos de oportunidad. En esto hay que ser claros, la mayoría de las veces las implementaciones se atrasan por esta razón. Es importante ver qué ofrece el proveedor para manejar esa situación
¿Gasto o Inversión?
Toda adquisición de software debería entenderse como una inversión, y se podría calcular un ROI (Retorno de Inversión). La realidad es que es dificil para la MiPYMES calcularlo ya que el sistema seguramente absorberá tareas o funciones de empleados pero esos empleados tienen otras tareas que tal vez no se realicen en ningún sistema pero alguien tiene que hacerlas. Entonces no se reduce la plantilla pero se incrementa fuertemente la productividad lo cual, hablando de beneficios, hace posible la recuperación de la inversión en menos de seis meses dependiendo del proveedor, del sistema y de la compañía.
Es claro que un software implica una inversión significativa que abarca desde la adquisición de licencias hasta la capacitación y el mantenimiento, y es crucial que las empresas realicen un análisis de estos costos antes de proceder y evitar sorpresas.
En Brannist podemos apoyarte en la selección y adquisición de software, conocemos varios sistemas o softwares empresariales y con la transparencia podemos orientarte para tomar la mejor decisión. Escríbenos o reserva una consultoría gratis en nuestra agenda.